Beispielprompt
Fasse diese E-Mail in drei Stichpunkten zusammen und nenne die offene Frage.
Beispielprompt
Formuliere diesen Text höflicher und kürzer für einen Kunden.
KI trifft Office
Smarter arbeiten.
Grundlagen, Werkzeuge und sichere Nutzung im Arbeitsalltag.
Viktor Lau · 2026
KI trifft OfficeInhalt
Inhalt
Grundlagen & Werkzeuge
01KI im Büroalltag verstehenMöglichkeiten, Grenzen und sinnvolle Einsatzbereiche
02Gute Prompts schreibenDie Formel aus Rolle, Aufgabe, Kontext, Zielgruppe, Format
03Texte mit KI erstellen und verbessernNeu schreiben, umformulieren, kürzen, korrigieren
04Lange Inhalte zusammenfassenE-Mails, Berichte und Protokolle auf den Punkt bringen
05Word mit KI nutzenDokumente strukturieren und überarbeiten
06Outlook und E-Mail-KommunikationSchneller, höflicher und klarer schreiben
07Outlook organisierenOrdner, Kategorien, Regeln und Aufgaben
Daten, Folien & Automatisierung
08Excel und KIDaten bereinigen, auswerten und kritisch prüfen
09PowerPoint mit KIAus Text eine klare Präsentation entwickeln
10Automatisierung im Büro verstehenAuslöser, Bedingung und Aktion einfach erklärt
11Power Automate und ZapierWerkzeuge, Beispiele, Grenzen und Kosten
12Cloud, Dateiablage und ZusammenarbeitOneDrive, SharePoint und Google Drive einordnen
Sicherheit & Verantwortung
13Datenschutz bei KIWelche Daten gehören nicht in öffentliche KI-Tools?
14IT-Sicherheit im KI-ArbeitsalltagPasswörter, Phishing und sichere Konten
Anhang
APrompt-Sammlung & ChecklistenVorlagen für den täglichen Gebrauch
BGlossarBegriffe nachschlagen und verstehen
KI trifft Office — Smarter arbeiten
01
KI im
Büroalltag
verstehen
Was Künstliche Intelligenz im Arbeitsalltag wirklich bedeutet, was sie gut kann, wo ihre Grenzen liegen und woran Sie geeignete Aufgaben erkennen.
KI trifft Office01 · KI im Büroalltag
Was bedeutet Künstliche Intelligenz im Arbeitsalltag?
KI ist kein denkendes Wesen — sondern ein Werkzeug, das aus Millionen von Texten Muster gelernt hat und daraus Antworten, Texte und Vorschläge erzeugt.
Im Büroalltag begegnet Ihnen KI meist als Schreibassistent: Sie geben eine Aufgabe in normaler Sprache ein, das System antwortet mit einem Entwurf. Diesen Entwurf prüfen und übernehmen Sie.
Wie funktioniert das? Stellen Sie sich vor, jemand hätte Millionen von E-Mails, Berichten, Handbüchern und Artikeln gelesen. Diese Person kann Texte in vielen Stilen schreiben, Themen zusammenfassen und Fragen beantworten — aber sie hat keinen Zugang zu Ihren internen Systemen, weiß nicht, was heute in Ihrem Unternehmen passiert, und kann sich irren.
Genau so arbeitet eine KI. Sie ist sehr schnell, sehr sprachgewandt und sehr breit informiert — aber ohne Garantie auf Richtigkeit.
Was KI gut kann
- Texte formulieren: E-Mails, Berichte, Briefe, Ankündigungen in Sekunden
- Inhalte zusammenfassen: Langer Text wird zu fünf Stichpunkten
- Umformulieren: sachlich → freundlich, lang → kurz, schwer → einfach
- Ideen liefern: Gliederungen, Tagesordnungen, Argumentlisten
- Übersetzen: schnelle erste Übersetzung in viele Sprachen
- Strukturieren: lose Notizen werden zu gegliederten Dokumenten
- Varianten erstellen: drei Betreffzeilen, zwei Formulierungen zur Auswahl
Praxisbeispiel
Frau Bauer muss einen Lieferanten über eine Verzögerung informieren. Früher hat sie zehn Minuten an der richtigen Formulierung gefeilt. Heute gibt sie der KI die Situation in zwei Sätzen ein und bekommt einen höflichen Entwurf in Sekunden — den sie liest, anpasst und abschickt.
KI trifft Office — Smarter arbeiten
KI trifft Office01 · KI im Büroalltag
Was KI nicht zuverlässig kann
Wer KI sinnvoll nutzt, kennt ihre Grenzen genauso gut wie ihre Stärken.
| Grenze | Was passiert | Konsequenz für Sie |
|---|
| Fakten erfinden | KI nennt Namen, Zahlen oder Quellen, die nicht existieren | Zahlen und Zitate immer prüfen |
| Aktuelle Infos | KI kennt keine heutigen Preise, Gesetze oder Neuigkeiten | Für aktuelle Daten eigene Quellen nutzen |
| Interne Daten | KI kennt Ihre Systeme, Kunden und Vorgänge nicht | Relevante Infos selbst eintippen oder weglassen |
| Verantwortung | KI trifft keine verbindlichen Entscheidungen | Jeder Entwurf muss von Ihnen freigegeben werden |
| Datenschutz | Eingaben können beim Anbieter gespeichert werden | Keine echten Personen- oder Vertragsdaten eingeben |
Wichtig: Die Verantwortung bleibt bei Ihnen
Egal wie überzeugend ein KI-Text klingt: Sie unterschreiben ihn, Sie versenden ihn, Sie vertreten ihn. Prüfen Sie jeden Entwurf auf Richtigkeit, Ton und Vollständigkeit — bevor Sie auf Senden drücken.
So erkennen Sie einen KI-Fehler
Fragen Sie die KI: „Welche Aussagen in diesem Text sind unsicher oder sollte ich überprüfen?" — Die KI nennt Ihnen meist selbst, wo sie raten musste.
KI trifft Office — Smarter arbeiten
KI trifft Office01 · KI im Büroalltag
Typische Einsatzbereiche im Büro
| Aufgabe | Für KI geeignet? | Typischer Prompt |
|---|
| E-Mail-Entwurf schreiben | Sehr gut | „Schreibe eine höfliche Absage an einen Lieferanten …" |
| Langen Bericht zusammenfassen | Sehr gut | „Fasse diesen Bericht in 5 Stichpunkten zusammen …" |
| Protokoll aus Notizen erstellen | Gut | „Erstelle ein Protokoll aus diesen Stichwörtern …" |
| Präsentationsstruktur entwerfen | Gut | „Schlage eine Gliederung für eine 10-Minuten-Präsentation vor …" |
| Kundentext vereinfachen | Gut | „Formuliere diesen Absatz für Laien verständlich um …" |
| Verbindliche Rechtsauskunft | Nicht geeignet | Fachstelle oder Rechtsabteilung einbeziehen |
| Aktuelle Preise / Gesetze | Nicht geeignet | Offizielle Quellen oder interne Datenbanken nutzen |
| Personalentscheidungen | Nicht geeignet | Verantwortung beim Menschen |
KI trifft Office — Smarter arbeiten
KI trifft Office01 · KI im Büroalltag
Chancen und Risiken
Chancen
- Routine beschleunigen: Standard-E-Mails, Zusammenfassungen und Entwürfe in einem Bruchteil der Zeit
- Mehr Fokus: Wer weniger Zeit mit Routinetexten verbringt, hat mehr Kapazität für anspruchsvolle Aufgaben
- Qualitätssteigerung: Bessere Formulierungen, weniger Tippfehler, konsistenterer Ton
- Niedrige Hemmschwelle: KI liefert einen ersten Entwurf — das leere Blatt entfällt
- Zugänglichkeit: Auch wer nicht gerne schreibt, kann professionelle Texte produzieren
Risiken
- Halluzinationen: KI erfindet Fakten, die überzeugend klingen aber falsch sind
- Datenschutz: Eingaben in öffentliche Tools können beim Anbieter gespeichert werden
- Übernahme ohne Prüfung: Wer KI-Texte blind übernimmt, riskiert Fehler und Imageschäden
- Zu generisch: Ohne gute Anweisungen entstehen austauschbare Standardtexte
- Abhängigkeit: Wer nur noch KI schreibt, verliert eigene Sprachkompetenz
Grundregel für den Alltag
KI ist ein Assistent, kein Ersatz. Nutzen Sie sie für den ersten Entwurf — die fachliche Prüfung, die persönliche Note und die finale Entscheidung bleiben bei Ihnen.
KI trifft Office — Smarter arbeiten
KI trifft Office01 · KI im Büroalltag
Beispiele für sinnvolle KI-Nutzung
Die folgenden Szenarien zeigen, wie KI im Büroalltag konkret hilft.
Szenario 1: Schwierige E-Mail
„Du bist eine erfahrene Sachbearbeiterin. Schreibe eine höfliche aber bestimmte E-Mail an einen Lieferanten, der bereits zweimal zu spät geliefert hat. Ton: sachlich, ohne Drohung. Format: kurze E-Mail mit Betreff."
Szenario 2: Protokoll erstellen
„Erstelle ein Protokoll aus diesen Besprechungsnotizen. Struktur: Datum, Teilnehmende, Beschlüsse, offene Punkte, nächste Schritte. [Notizen einfügen]"
Szenario 3: Kundentext vereinfachen
„Formuliere diesen Fachtext für Kundinnen ohne technisches Vorwissen um. Maximal 5 Sätze, verständliche Sprache, keine Abkürzungen. [Text einfügen]"
Szenario 4: Ideen sammeln
„Nenne 8 Ideen für ein Teamevent mit 12 Personen. Budget: ca. 50 Euro pro Person. Raum: Großraum München. Ziel: lockere Atmosphäre, kein Sport."
Szenario 5: Stellenausschreibung
„Schreibe eine Stellenausschreibung für eine Bürokauffrau in Teilzeit. Schwerpunkt: Auftragsabwicklung und Kundenkommunikation. Ton: freundlich und modern."
Szenario 6: Bericht zusammenfassen
„Fasse diesen Quartalsbericht in 5 Stichpunkten zusammen. Nenne danach separat: alle genannten Zahlen und alle offenen Maßnahmen. [Bericht einfügen]"
KI trifft Office — Smarter arbeiten
KI trifft Office01 · KI im Büroalltag
Eigene Büroaufgaben erkennen
Nicht jede Aufgabe eignet sich gleich gut für KI. Diese Methode hilft, die richtigen Aufgaben zu finden.
Schritt für Schritt
- Liste erstellen: Notieren Sie Ihre fünf häufigsten wiederkehrenden Aufgaben aus der letzten Woche.
- Textanteil prüfen: Welche davon erfordern viel Schreiben, Lesen oder Strukturieren von Informationen?
- Datensensibilität prüfen: Enthält die Aufgabe echte Kundendaten, Verträge oder vertrauliche Zahlen?
- Routine vs. Urteil: Ist das Ergebnis weitgehend vorhersehbar oder braucht es Ihr Fachwissen und Ihre Einschätzung?
- Pilotaufgabe wählen: Starten Sie mit einer textlastigen, unkritischen Routineaufgabe als ersten Testfall.
Entscheidungsmatrix
| Kriterium | Ja → KI geeignet | Nein → KI eher ungeeignet |
|---|
| Viel Text oder Sprache? | Texte schreiben, umformulieren, zusammenfassen | Zahlen rechnen, Systeme bedienen |
| Klare Anforderungen? | „Höfliche Absage, 3 Sätze" | „Irgendwie besser machen" |
| Ergebnis prüfbar? | Ich kann erkennen, ob es stimmt | Ich habe kein Fachwissen zum Prüfen |
| Keine sensiblen Daten? | Allgemeine Texte, anonymisierte Infos | Namen, Verträge, Gesundheitsdaten |
KI trifft Office — Smarter arbeiten
KI trifft OfficeÜbersicht · KI im Büroalltag
Übersicht
KI im Büroalltag
KI ist gut für …
- E-Mails und Briefe formulieren
- Texte zusammenfassen
- Inhalte strukturieren
- Ideen und Gliederungen liefern
- Texte umformulieren oder kürzen
- Erste Entwürfe erstellen
KI ist ungeeignet für …
- Verbindliche Fakten ohne Prüfung
- Aktuelle Gesetze und Preise
- Interne Vertragsdaten
- Personalentscheidungen
- Echte personenbezogene Daten
- Verantwortung übernehmen
Die wichtigsten Grundregeln
- KI liefert Entwürfe — Sie prüfen und entscheiden.
- Keine echten Personen- oder Unternehmensdaten in öffentliche Tools.
- Zahlen, Termine und Zusagen immer selbst kontrollieren.
- Je genauer die Anweisung, desto besser das Ergebnis.
- Mit kleinen, unkritischen Aufgaben starten und Routine aufbauen.
80%
der Bürotätigkeiten enthalten textbasierte Anteile, die KI beschleunigen kann
1
klarer Prompt spart im Schnitt 15–20 Minuten Formulierungsarbeit
KI trifft Office — Smarter arbeiten
KI trifft OfficeArbeitsblatt · Meine Büroaufgaben
Arbeitsblatt
Meine typischen Büroaufgaben
Tragen Sie Ihre häufigsten Aufgaben ein und bewerten Sie, ob KI unterstützen kann.
| Aufgabe (Ihre Tätigkeit) | Viel Text? | Sensible Daten? | KI sinnvoll? |
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Meine erste KI-Aufgabe
Welche Aufgabe aus der Tabelle möchte ich als erstes mit KI ausprobieren?
Meine Erfahrung danach
Was hat gut funktioniert? Was würde ich beim nächsten Mal anders machen?
KI trifft Office — Smarter arbeiten
KI trifft OfficeCheckliste · KI-Aufgabeneignung
Checkliste
Ist KI für diese Aufgabe geeignet?
Prüfen Sie vor jeder KI-Nutzung kurz diese Punkte.
✦ Schritt 1: Aufgabe prüfen
- Die Aufgabe hat einen klaren Textanteil (schreiben, zusammenfassen, umformulieren).
- Das Ergebnis ist ein Entwurf — keine verbindliche Entscheidung.
- Ich kann das Ergebnis selbst fachlich beurteilen.
- Ein erster Entwurf ist hilfreicher als kein Entwurf.
✦ Schritt 2: Datenschutz prüfen
- Ich verwende keine echten Namen, Adressen oder Geburtsdaten.
- Ich verwende keine internen Vertragszahlen oder Kundendaten.
- Ich verwende kein firmenvertrauliches Material in öffentlichen Tools.
- Falls Daten nötig sind: Ich nutze ein internes oder geschütztes KI-System.
✦ Schritt 3: Nach der KI-Nutzung prüfen
- Ich habe den Entwurf vollständig gelesen — nicht blind übernommen.
- Alle Zahlen, Namen und Termine sind korrekt.
- Der Ton passt zur Situation und zur Empfängerin / zum Empfänger.
- Ich stehe hinter dem Inhalt und kann ihn vertreten.
Kurzmerkregel
Wenn Sie zögern, ob eine Eingabe in Ordnung ist — lassen Sie es. Im Zweifel gilt: Daten schützen vor Schnelligkeit.
KI trifft Office — Smarter arbeiten
02
Gute Prompts
schreiben
Je genauer Ihre Anweisung, desto besser das Ergebnis. Mit einer einfachen Formel formulieren Sie Prompts, die zuverlässig nützliche Antworten liefern.
KI trifft Office02 · Gute Prompts
Was ist ein Prompt — und warum ist Genauigkeit entscheidend?
Ein Prompt ist Ihre Anweisung an die KI. Je präziser Sie beschreiben, was Sie brauchen, desto näher ist das Ergebnis an dem, was Sie sich vorstellen.
Das Wort Prompt kommt aus dem Englischen und bedeutet sinngemäß „Hinweis" oder „Anweisung". Im Umgang mit KI ist es der Text, den Sie eingeben — Ihre Frage, Aufgabe oder Bitte.
Stellen Sie sich vor, Sie beauftragen eine neue Kollegin mit einer Aufgabe: „Mach mal was mit dem Text" führt zu Rückfragen oder zu einem Ergebnis, das nicht passt. „Kürze diesen Text auf drei Sätze für eine Kundin ohne Fachkenntnisse" führt direkt zum richtigen Ergebnis.
KI funktioniert genauso. Sie interpretiert Ihre Eingabe wörtlich und füllt Lücken mit Annahmen. Deshalb gilt: Besser eine Minute mehr in den Prompt investieren als dreimal korrigieren.
Warum genaue Anweisungen besser sind
- Weniger Korrekturrunden: Ein klarer Prompt liefert beim ersten Versuch ein brauchbares Ergebnis
- Bessere Qualität: KI kennt Ton, Zielgruppe und Format — und richtet sich danach
- Reproduzierbar: Gute Prompts können Sie speichern und immer wieder verwenden
- Zeitersparnis: Klar definierte Aufgaben = weniger Nacharbeit
KI trifft Office — Smarter arbeiten
KI trifft Office02 · Gute Prompts
Die einfache Prompt-Formel
Fünf Bausteine machen einen Prompt vollständig. Nicht jeder ist immer nötig — aber jeder, den Sie hinzufügen, verbessert das Ergebnis.
| Baustein | Frage dahinter | Beispiel |
|---|
| Rolle | Wer soll antworten? | „Du bist eine erfahrene Bürokauffrau …" |
| Aufgabe | Was genau soll getan werden? | „… schreibe eine Absage auf eine Terminanfrage." |
| Kontext | Was muss die KI wissen? | „… Ich habe diese Woche keine freien Termine." |
| Zielgruppe | Für wen ist das Ergebnis? | „… für einen Geschäftskunden, den ich gut kenne." |
| Ausgabeformat | Wie soll es aussehen? | „… kurze E-Mail, max. 4 Sätze, mit Betreff." |
Schwacher Prompt
„Schreib eine E-Mail über die Lieferung."
Starker Prompt
„Du bist Sachbearbeiterin. Informiere den Lieferanten Müller GmbH darüber, dass die Lieferung vom 3. Juni nicht vollständig war (Pos. 4 fehlte). Bitte um Nachlieferung bis Freitag. Sachlicher Ton, kurze E-Mail mit Betreff."
KI trifft Office — Smarter arbeiten
KI trifft Office02 · Gute Prompts
Schlechte und gute Prompts — vier Vergleiche
| Schwacher Prompt | Starker Prompt | Was sich ändert |
|---|
| „Schreib was über KI im Büro." |
„Erkläre in 3 Sätzen für neue Mitarbeitende, was KI im Büroalltag leisten kann." |
Zielgruppe und Länge definiert → klares Ergebnis |
| „Fass das zusammen." |
„Fasse diesen Text in 5 Stichpunkten zusammen. Liste danach alle genannten Termine und Zahlen separat auf." |
Format und Schwerpunkt klar → keine wichtigen Infos verloren |
| „Mach das besser." |
„Formuliere diesen Absatz freundlicher und kürzer. Zielgruppe: Kundinnen ohne Vorwissen. Max. 3 Sätze." |
„Besser" ist subjektiv — konkretes Ziel ergibt konkretes Ergebnis |
| „Erstell eine Präsentation." |
„Erstelle eine Gliederung für eine 10-Minuten-Präsentation zum Thema Homeoffice-Regelungen für unser Team. 5 Folien, Stichpunkte, kein langer Text." |
Thema, Länge, Format und Zweck vorgegeben |
Faustregeln für bessere Prompts
- Wenn Sie die Aufgabe jemandem erklären müssten, wie würden Sie das tun? Genau so formulieren.
- „Kürzer", „besser", „freundlicher" — immer definieren: kürzer als was? freundlicher wie?
- Zielgruppe angeben: „für die Geschäftsführung" ergibt anderen Text als „für neue Auszubildende".
KI trifft Office — Smarter arbeiten
KI trifft Office02 · Gute Prompts
Prompts verbessern — der Verbesserungskreislauf
Selten ist der erste Prompt perfekt. So verbessern Sie iterativ.
- Ersten Prompt senden — auch wenn er noch nicht vollständig ist. Das erste Ergebnis zeigt Ihnen, was fehlt.
- Ergebnis beurteilen — Was ist gut? Was fehlt? Was ist falsch? Notieren Sie konkret.
- Prompt präzisieren — Fügen Sie hinzu, was fehlt: Ton, Länge, Format, Kontext, Beispiel.
- KI direkt korrigieren lassen — Sagen Sie: „Mach es kürzer", „Klingt zu formell", „Ergänze einen Betreff".
- Guten Prompt speichern — Wenn das Ergebnis passt, speichern Sie den Prompt als Vorlage.
Korrekturanweisung
„Das klingt zu förmlich. Formuliere es freundlicher und persönlicher — aber weiterhin professionell."
Präzisierungsanweisung
„Gut, aber zu lang. Kürze auf maximal 80 Wörter und behalte die drei wichtigsten Punkte."
Eigene Prompt-Vorlagen erstellen
Sammeln Sie Prompts, die gut funktioniert haben, in einem Dokument. Kategorisieren Sie nach Aufgabentyp: E-Mails, Zusammenfassungen, Protokolle, Präsentationen. So müssen Sie das Rad nicht jedes Mal neu erfinden.
KI trifft Office — Smarter arbeiten
KI trifft OfficeReferenz · Prompt-Spickzettel
Prompt-Spickzettel
Die 5 Bausteine
- Rolle: „Du bist …"
- Aufgabe: „Schreibe / Fasse zusammen / Erkläre …"
- Kontext: „Hintergrund: …"
- Zielgruppe: „Für … geschrieben"
- Format: „Als Liste / E-Mail / max. X Sätze"
Nützliche Ergänzungen
- „Ton: sachlich / freundlich / förmlich / locker"
- „Auf Deutsch / in einfacher Sprache"
- „Ohne Füllwörter / ohne Floskeln"
- „Mit konkretem Beispiel"
- „Gib mir 3 Varianten"
Korrekturanweisungen
- „Kürze auf … Sätze / Wörter"
- „Klingt zu förmlich — freundlicher bitte"
- „Ergänze einen Betreff"
- „Füge eine kurze Einleitung hinzu"
- „Formuliere Punkt 3 klarer"
- „Lass Punkt 2 weg"
Qualitätsfragen
- „Welche Aussagen sollte ich prüfen?"
- „Was könnte in diesem Text fehlen?"
- „Gibt es einfachere Formulierungen?"
Vollständiger Muster-Prompt
„Du bist [Rolle]. [Aufgabe]. Hintergrund: [Kontext]. Zielgruppe: [Wer liest es?]. Format: [Länge, Struktur, Stil]."
KI trifft Office — Smarter arbeiten
KI trifft OfficeReferenz · Standardprompts
Standardprompts
für den Büroalltag
E-Mail schreiben
„Schreibe eine höfliche E-Mail an [Empfänger] zum Thema [Thema]. Ton: [sachlich/freundlich]. Format: Betreff + max. 4 Sätze."
E-Mail beantworten
„Antworte auf diese E-Mail höflich und [bestimmt/verständnisvoll/zustimmend]. Beantworte alle Fragen. Max. 5 Sätze: [E-Mail einfügen]"
Text zusammenfassen
„Fasse in 5 Stichpunkten zusammen. Nenne danach separat: alle Termine, Zahlen und offene Punkte: [Text einfügen]"
Text umformulieren
„Formuliere diesen Text [freundlicher / kürzer / einfacher] für [Zielgruppe]. Behalte alle wichtigen Informationen: [Text einfügen]"
Protokoll erstellen
„Erstelle ein Protokoll aus diesen Notizen. Struktur: Datum, Anwesende, Themen, Beschlüsse, nächste Schritte: [Notizen einfügen]"
Gliederung erstellen
„Erstelle eine Gliederung für [Thema]. Zielgruppe: [Wer?]. Umfang: [X Minuten / X Seiten]. Format: Hauptpunkte mit je 2–3 Unterpunkten."
KI trifft Office — Smarter arbeiten
KI trifft OfficeVorlage · Eigene Prompts
Meine eigenen Prompt-Vorlagen
Notieren Sie hier Prompts, die gut funktioniert haben — mit Aufgabentyp und Ergebnisnote.
| Aufgabentyp | Mein bewährter Prompt | Note |
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| | | |
Prompt-Vorlage befüllen
„Du bist [Rolle]. [Aufgabe]. Hintergrund: [Kontext]. Zielgruppe: [Wer liest es?]. Format: [Länge, Stil, Struktur]."
KI trifft Office — Smarter arbeiten
03
Texte mit KI
erstellen und
verbessern
Neu schreiben, umformulieren, kürzen, verständlicher machen und korrigieren — und jedes Ergebnis vor der Verwendung prüfen.
KI trifft Office03 · Texte mit KI
Texte erstellen, umformulieren und in der Tonalität anpassen
KI ist besonders stark im Umgang mit Sprache. Ob Neuerstellung, Umformulierung oder Tonänderung — für jede Aufgabe gibt es eine klare Vorgehensweise.
Texte neu erstellen lassen
KI erzeugt aus Stichwörtern oder kurzen Informationen einen vollständigen Text. Sie geben den Inhalt vor, die KI liefert die Formulierung. Das funktioniert besonders gut bei Standard-Texten wie Absagen, Ankündigungen oder Beschreibungen.
Beispiel: Ankündigung aus Stichwörtern
„Schreibe eine kurze Ankündigung für unsere Mitarbeitenden: Betreff Betriebsausflug, Datum 14. September, Ziel Heidelberg, Abfahrt 8 Uhr Haupteingang, Rückkehr ca. 19 Uhr. Ton: freundlich und motivierend."
Tonalität gezielt ändern
Derselbe Inhalt kann je nach Empfänger und Situation ganz anders klingen. KI wechselt den Ton auf Anweisung:
| Von diesem Ton … | … zu diesem Ton | Typische Situation |
|---|
| Bürokratisch / steif | Klar und freundlich | Kundenanschreiben modernisieren |
| Intern / locker | Formell / professionell | Interner Text wird extern verwendet |
| Technisch / Fachsprache | Einfache Sprache | Erklärung für Laien aufbereiten |
| Neutral | Motivierend / werbend | Stellenausschreibung, Teamkommunikation |
KI trifft Office — Smarter arbeiten
KI trifft Office03 · Texte mit KI
Texte umformulieren, kürzen und verständlicher machen
Umformulieren
Haben Sie einen Text, der inhaltlich stimmt, aber nicht gut klingt? KI formuliert ihn neu — ohne den Inhalt zu verändern. Das ist besonders nützlich bei Texten, die schon lange unverändert im Einsatz sind.
Umformulieren
„Formuliere diesen Text neu. Behalte alle Informationen, aber mache ihn freundlicher und moderner. Zielgruppe: junge Berufseinsteiger: [Text einfügen]"
Kürzen
Langer Text, wenig Zeit — KI kürzt auf Anweisung ohne wichtige Inhalte zu verlieren.
Kürzen
„Kürze diesen Text auf maximal 5 Sätze. Behalte die drei wichtigsten Punkte. Lass Details und Wiederholungen weg: [Text einfügen]"
Verständlicher machen
Fachsprache, komplizierte Sätze, lange Schachtelsätze — KI macht daraus klare, lesbare Texte.
Vereinfachen
„Erkläre diesen Fachtext für jemanden ohne Vorwissen. Maximal 10-Wort-Sätze. Keine Abkürzungen. Jeder Fachbegriff wird kurz erklärt: [Text einfügen]"
KI trifft Office — Smarter arbeiten
KI trifft Office03 · Texte mit KI
Korrekturlesen und KI-Texte vor Verwendung prüfen
Korrekturlesen mit KI
KI findet Tipp- und Grammatikfehler zuverlässig. Bei Stilfragen und fachlichen Inhalten ist Ihr Urteil weiterhin nötig.
Korrekturlesen
„Lies diesen Text Korrektur. Markiere: Rechtschreib- und Grammatikfehler, unklare Sätze, Wiederholungen. Schlage je eine Verbesserung vor: [Text einfügen]"
KI-Texte prüfen — bevor Sie senden
KI-Texte klingen oft überzeugend, aber enthalten manchmal Fehler, die erst beim genauen Lesen auffallen. Diese Prüfpunkte schützen Sie:
Inhalt prüfen
- Stimmen alle Zahlen, Daten, Namen?
- Sind keine Fakten erfunden?
- Sind alle wichtigen Informationen enthalten?
- Fehlt eine Aussage, die eigentlich rein sollte?
Stil prüfen
- Klingt der Text wie ich / wie wir?
- Ist der Ton für diese Empfängerin/diesen Empfänger passend?
- Gibt es Formulierungen, die ich so nie schreiben würde?
- Ist die Länge angemessen?
Achtung Datenschutz
Entfernen Sie vor dem Einfügen echte Namen, Adressen, Kundennummern oder Vertragsdetails. Arbeiten Sie wenn möglich mit anonymisierten Beispielversionen.
KI trifft Office — Smarter arbeiten
KI trifft OfficeBeispiele · Vorher — Nachher
Vorher — Nachher
Texte mit KI verbessern
Beispiel 1: Bürokratisch → Klar und freundlich
Vorher
„Hiermit teilen wir Ihnen mit, dass Ihr Antrag auf Urlaubsgenehmigung vom 12.05. unter Vorbehalt zur Kenntnis genommen wurde und einer abschließenden Prüfung unterzogen werden wird."
Nachher
„Vielen Dank für Ihren Urlaubsantrag vom 12. Mai. Wir prüfen ihn und melden uns bis Ende der Woche bei Ihnen."
Beispiel 2: Zu lang → Prägnant
Vorher
„In Anbetracht der Tatsache, dass die Besprechung des vergangenen Dienstags einige wichtige Punkte ergeben hat, die noch einer weiteren Klärung bedürfen, möchten wir Sie bitten …"
Nachher
„Nach unserer Besprechung vom Dienstag gibt es noch offene Punkte. Wir bitten Sie daher …"
Beispiel 3: Technisch → Verständlich
Vorher
„Das System validiert die OAuth-2.0-Token-Authentifizierung serverseitig und terminiert bei Ablauf der Session das JWT automatisch."
Nachher
„Das System prüft beim Einloggen, ob Ihr Zugang noch gültig ist. Wenn Ihre Sitzung abläuft, werden Sie automatisch abgemeldet."
KI trifft Office — Smarter arbeiten
KI trifft OfficeCheckliste · KI-Text prüfen
Checkliste
KI-Text vor Verwendung prüfen
✦ Inhalt
- Alle Zahlen, Daten, Namen und Termine sind korrekt.
- Es sind keine Fakten enthalten, die die KI erfunden haben könnte.
- Alle relevanten Informationen sind enthalten — nichts Wichtiges fehlt.
- Bedingungen und Einschränkungen (z. B. „nur wenn …") sind nicht weggefallen.
✦ Sprache und Stil
- Der Text klingt nach mir / nach unserem Unternehmen — nicht nach Maschine.
- Der Ton ist angemessen: sachlich, freundlich, förmlich — je nach Situation.
- Keine übertriebenen Floskeln wie „In der heutigen schnelllebigen Zeit …"
- Die Länge passt: nicht zu lang, nicht zu kurz.
✦ Datenschutz
- Keine echten Kundendaten, Namen oder Adressen im Text.
- Keine internen Vertragszahlen oder vertraulichen Informationen.
✦ Abschluss
- Ich habe den Text vollständig und aufmerksam gelesen — nicht nur überflogen.
- Ich stehe hinter dem Inhalt und kann ihn vertreten.
- Ich bin bereit, den Text zu versenden / zu verwenden.
KI trifft Office — Smarter arbeiten
KI trifft Office04 · Zusammenfassen
Wofür Zusammenfassungen nützlich sind — und welche Formate es gibt
Eine gute Zusammenfassung spart Lesezeit, schafft Klarheit und bereitet Entscheidungen vor. KI liefert sie in Sekunden — in jedem gewünschten Format.
Im Büroalltag gibt es täglich lange Inhalte: E-Mail-Verläufe mit zehn Nachrichten, Berichte über 20 Seiten, Protokolle aus zweistündigen Meetings. KI kann diese Inhalte in Minuten auf das Wesentliche bringen.
Die drei Formate
- Kurzfassung: zwei bis drei Sätze, die den Kern zusammenfassen — ideal für schnelle Orientierung
- Stichpunkte: fünf bis acht Punkte mit den wichtigsten Informationen — ideal für Präsentationen und Übergaben
- Ausführliche Zusammenfassung: strukturierter Text mit Abschnitten — ideal für Berichte und Dokumentationen
Wann welches Format?
- Kurzfassung: „Ich brauche eine schnelle Übersicht"
- Stichpunkte: „Ich präsentiere das Ergebnis gleich"
- Ausführlich: „Das muss nachvollziehbar dokumentiert sein"
Alle drei Formate auf einmal
„Fasse diesen Text in drei Varianten zusammen: 1) zwei Sätze Kurzfassung, 2) fünf Stichpunkte, 3) drei Absätze ausführlich. [Text einfügen]"
KI trifft Office — Smarter arbeiten
KI trifft Office04 · Zusammenfassen
E-Mails, Berichte und Protokolle zusammenfassen
E-Mails zusammenfassen
Langer E-Mail-Verlauf, wenig Zeit? KI fasst den Stand auf einen Blick zusammen und benennt offene Fragen und nächste Schritte.
E-Mail-Verlauf
„Fasse diesen E-Mail-Verlauf zusammen: Was wurde vereinbart? Was ist noch offen? Wer muss als nächstes handeln? [Verlauf einfügen]"
Einzelne E-Mail
„Was sind die zwei wichtigsten Aussagen dieser E-Mail? Was wird von mir erwartet? [E-Mail einfügen]"
Berichte zusammenfassen
Für lange Berichte empfiehlt sich ein zweistufiges Vorgehen: erst Stichpunkte, dann gezielt nachfragen.
Bericht — zweistufig
„Schritt 1: Fasse den Kern dieses Berichts in 6 Stichpunkten zusammen. Schritt 2: Liste alle genannten Zahlen, Termine und Verantwortlichen separat auf. [Bericht einfügen]"
Protokolle zusammenfassen
Protokoll auf Wesentliches
„Lies dieses Besprechungsprotokoll und erstelle: 1) eine Zusammenfassung in 3 Sätzen, 2) eine To-do-Liste mit Verantwortlichen und Terminen. [Protokoll einfügen]"
KI trifft Office — Smarter arbeiten
KI trifft Office04 · Zusammenfassen
Risiken bei KI-Zusammenfassungen — und wie Sie sie erkennen
Zusammenfassungen lassen immer etwas weg — das ist ihr Zweck. Problematisch wird es, wenn dabei Entscheidendes verloren geht.
| Risiko | Beispiel | Schutzmaßnahme |
|---|
| Fristen verschwinden | „bis Freitag" wird in der Zusammenfassung nicht erwähnt | Gezielt nach Terminen fragen |
| Bedingungen fehlen | „nur wenn …" wird vereinfacht zu „ja" | Original bei Bedingungen prüfen |
| Zahlen verfälscht | 12.500 wird zu 12.000 gerundet oder falsch übernommen | Alle Zahlen am Original gegenprüfen |
| Verantwortlichkeiten unklar | „jemand" soll etwas tun — wer genau geht verloren | Explizit nach Namen und Rollen fragen |
So prüfen Sie sicher
- Lassen Sie nach der Zusammenfassung separat alle Fristen, Zahlen und Namen ausgeben.
- Gleichen Sie diese Liste stichprobenartig mit dem Original ab.
- Fragen Sie: „Welche Informationen hast du bei dieser Zusammenfassung weggelassen?"
- Bei wichtigen Entscheidungsgrundlagen: Original kurz selbst überfliegen.
Qualitätssicherung nach der Zusammenfassung
„Welche Informationen hast du in dieser Zusammenfassung nicht erwähnt, die aber wichtig sein könnten?"
KI trifft Office — Smarter arbeiten
KI trifft OfficeCheckliste · Zusammenfassungen prüfen
Checkliste
KI-Zusammenfassung prüfen
✦ Vor der Zusammenfassung
- Ich habe das gewünschte Format angegeben (Kurzfassung / Stichpunkte / ausführlich).
- Ich habe den Zweck genannt (für Präsentation / für Übergabe / für Dokumentation).
- Keine personenbezogenen oder vertraulichen Daten im eingefügten Text.
✦ Nach der Zusammenfassung
- Alle Fristen und Termine aus dem Original sind enthalten.
- Alle genannten Zahlen stimmen mit dem Original überein.
- Bedingungen und Einschränkungen sind nicht weggefallen.
- Es ist klar, wer was bis wann tun soll.
- Keine wichtigen Entscheidungen oder Beschlüsse fehlen.
✦ Qualitätsfrage an die KI
- „Welche Informationen hast du weggelassen?" — Antwort gelesen und bewertet.
- Stichprobenkontrolle: mind. 2 Punkte am Original überprüft.
Format-Schnellreferenz
2–3 Sätze → schnelle Orientierung | 5–8 Stichpunkte → Präsentation / Übergabe | Absätze → Dokumentation / Protokoll
KI trifft Office — Smarter arbeiten
05
Word mit
KI nutzen
Aus Rohtext wird ein strukturiertes Dokument: Überschriften, Einleitung, Fazit und eine Sprache, die zur Zielgruppe passt.
KI trifft Office05 · Word mit KI
Aus Rohtext wird ein Dokument
KI hilft, lose Notizen in ein klar gegliedertes Dokument zu verwandeln — mit sinnvollen Überschriften, einer Einleitung und einem Fazit.
Wobei KI unterstützt
- Inhalte in Abschnitte gliedern
- aussagekräftige Überschriften vorschlagen
- Einleitung und Fazit formulieren
- Texte für eine Zielgruppe anpassen
- Lesbarkeit und Verständlichkeit verbessern
Die eigentliche Formatierung (Layout, Vorlagen) erledigen Sie weiterhin in Word. KI liefert die Struktur und die Sprache.
Beispielprompt
Gliedere diese Notizen in ein Informationsblatt mit Überschriften, kurzer Einleitung und Fazit. Zielgruppe: neue Kolleginnen und Kollegen: [Notizen einfügen]
KI trifft Office — Smarter arbeiten
KI trifft Office05 · Word mit KI
Beispielstruktur für ein Informationsblatt
| Abschnitt | Inhalt |
|---|
| Titel | Worum geht es in einem Satz? |
| Einleitung | Warum ist das Thema wichtig? |
| Hauptteil | Zwei bis vier Abschnitte mit Überschriften |
| Praxis | Konkretes Beispiel oder Schritt-für-Schritt |
| Fazit | Wichtigste Erkenntnis und nächster Schritt |
Schritt für Schritt
- Sammeln Sie alle Inhalte als Stichpunkte.
- Lassen Sie eine Gliederung mit Überschriften erstellen.
- Bitten Sie um Einleitung und Fazit.
- Übertragen Sie das Ergebnis nach Word und formatieren Sie es.
Reflexion
Lesen Sie das Dokument laut. Stolpern Sie über einen Satz, ist er meist zu lang — lassen Sie genau diesen Satz vereinfachen.
KI trifft Office — Smarter arbeiten
06
Outlook und
E-Mail mit KI
E-Mails schneller formulieren, schwierige Antworten höflich gestalten und aus Nachrichten Aufgaben und Termine ableiten.
KI trifft Office06 · E-Mail mit KI
E-Mails schneller und besser
KI hilft, Nachrichten in der richtigen Tonlage zu formulieren — auch dann, wenn die Antwort schwierig ist oder Sie unter Zeitdruck stehen.
Typische Aufgaben
- E-Mails schneller formulieren
- schwierige Nachrichten höflich beantworten
- Betreffzeilen verbessern
- lange Verläufe zusammenfassen
- Aufgaben aus E-Mails ableiten
Sagen Sie der KI den gewünschten Ton: sachlich, freundlich, bestimmt oder entschuldigend. Das ist oft wichtiger als die Länge.
Beispielprompt
Antworte höflich und bestimmt auf diese Beschwerde. Entschuldige dich für die Verzögerung, ohne ein Verschulden einzuräumen, und biete einen neuen Termin an: [E-Mail einfügen]
Achtung Datenschutz
Vertrauliche Inhalte — Kundendaten, interne Zahlen, Personalfragen — gehören nicht in öffentliche KI-Tools.
KI trifft Office — Smarter arbeiten
KI trifft Office06 · E-Mail mit KI
Aus einer E-Mail eine Aufgabe machen
Viele E-Mails enthalten versteckte Aufgaben. KI kann diese herauslösen und in eine klare To-do-Form bringen.
Beispielprompt
Lies diese E-Mail und erstelle daraus eine Aufgabenliste: Was ist zu tun, wer ist zuständig, bis wann? [E-Mail einfügen]
Schritt für Schritt: Schwierige E-Mail beantworten
- Beschreiben Sie kurz die Situation und Ihr Ziel.
- Geben Sie den gewünschten Ton vor.
- Lassen Sie einen Entwurf erstellen.
- Prüfen Sie Fakten und persönliche Note, dann senden Sie selbst.
Praxis
Eine gute Betreffzeile entscheidet, ob eine E-Mail gelesen wird. Bitten Sie um drei Varianten und wählen Sie die klarste.
KI trifft Office — Smarter arbeiten
07
Outlook
organisieren
Ein unstrukturiertes Postfach kostet täglich Zeit. Mit Ordnern, Kategorien und Regeln behalten Sie den Überblick.
KI trifft Office07 · Outlook organisieren
Ein Postfach, das Sie entlastet
Wer ständig im Posteingang sucht, verliert Zeit und übersieht Wichtiges. Ein einfaches System sortiert eingehende Nachrichten automatisch.
Die Bausteine
- Ordner für abgeschlossene Vorgänge
- Kategorien als farbige Markierung
- Regeln, die Nachrichten automatisch einsortieren
- Aufgaben aus E-Mails erstellen
Faustregel: Der Posteingang ist kein Lager, sondern eine Eingangsstelle. Bearbeitet, abgelegt oder zur Aufgabe gemacht — danach ist die Nachricht weg aus dem Eingang.
Praxis: E-Mail, Aufgabe oder Termin?
Fragen Sie bei jeder Nachricht: Muss ich antworten (E-Mail), etwas tun (Aufgabe) oder mir Zeit blocken (Termin)? Die Antwort entscheidet, wohin die Nachricht wandert.
KI trifft Office — Smarter arbeiten
KI trifft Office07 · Outlook organisieren
Eine einfache Postfachstruktur
| Ordner | Wofür |
|---|
| Posteingang | Nur Neues und noch nicht Bearbeitetes |
| Wartet auf Antwort | Versendet, Rückmeldung steht aus |
| Projekte | Je ein Unterordner pro Vorgang |
| Archiv | Erledigtes zum Nachschlagen |
Schritt für Schritt: Eine Regel erstellen
- Öffnen Sie die Regeleinstellungen in Outlook.
- Wählen Sie einen Auslöser, z. B. Absender oder Betreff.
- Legen Sie die Aktion fest, z. B. in einen Ordner verschieben.
- Testen Sie die Regel mit einer neuen Nachricht.
Wichtig
Starten Sie mit wenigen Regeln. Zu viele automatische Verschiebungen führen dazu, dass Sie Nachrichten übersehen.
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08
Excel
und KI
Saubere Tabellen sind die Grundlage jeder Auswertung. KI hilft beim Bereinigen, Auswerten und kritischen Prüfen von Daten.
KI trifft Office08 · Excel und KI
Warum saubere Tabellen wichtig sind
KI kann nur so gut auswerten, wie die Daten sind. Unordnung in der Tabelle führt zu falschen Ergebnissen — auch mit der besten KI.
Typische Fehler in Tabellen
- mehrere Angaben in einer Zelle
- uneinheitliche Schreibweisen
- leere oder doppelte Zeilen
- Zahlen als Text gespeichert
- Überschriften mitten in den Daten
Womit KI hilft
- Schreibweisen vereinheitlichen
- Fragen an Daten formulieren
- einfache Auswertungen vorschlagen
- passende Diagramme empfehlen
Beispielprompt
Hier sind Spaltenüberschriften und Beispielzeilen einer Tabelle. Welche Fragen kann ich an diese Daten sinnvoll stellen, und welche Auswertung empfiehlst du? [Daten einfügen]
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KI trifft Office08 · Excel und KI
Ergebnisse kritisch prüfen
KI kann Formeln und Auswertungen vorschlagen — aber auch hier gilt: nachrechnen. Eine plausible Zahl ist nicht automatisch eine richtige Zahl.
3
Werte, die Sie stichprobenartig selbst nachprüfen sollten
1
Gesamtsumme, die immer zur Kontrolle dient
Schritt für Schritt: Daten auswerten
- Bereinigen Sie die Tabelle (eine Angabe pro Zelle, klare Überschriften).
- Beschreiben Sie der KI Aufbau und Ziel der Auswertung.
- Lassen Sie eine Auswertung oder Formel vorschlagen.
- Prüfen Sie das Ergebnis an einer bekannten Zahl.
Achtung Datenschutz
Tabellen mit echten Personen-, Kunden- oder Gehaltsdaten gehören nicht in öffentliche KI-Tools. Anonymisieren oder nur intern geschützte Systeme nutzen.
KI trifft Office — Smarter arbeiten
09
PowerPoint
mit KI
Aus einem Text wird eine klare Präsentation: gegliederte Inhalte, gute Folientitel und Sprechernotizen — zielgruppengerecht aufbereitet.
KI trifft Office09 · PowerPoint mit KI
Aus Text wird eine Präsentation
KI verwandelt einen Fließtext in eine Folienstruktur: pro Gedanke eine Folie, mit klarem Titel und wenigen Stichpunkten.
Womit KI hilft
- aus Text eine Folienstruktur entwickeln
- Folientitel verbessern
- überladene Folien kürzen
- Sprechernotizen erstellen
- Inhalte an die Zielgruppe anpassen
Eine gute Folie zeigt einen Gedanken. Lassen Sie überladene Folien aufteilen, statt sie kleiner zu schreiben.
Beispielprompt
Erstelle aus diesem Text eine Folienstruktur: pro Folie ein Titel und maximal drei Stichpunkte. Ergänze kurze Sprechernotizen. Zielgruppe: Geschäftsführung: [Text einfügen]
KI trifft Office — Smarter arbeiten
KI trifft Office09 · PowerPoint mit KI
Schlechte und gute Folie
Überladene Folie
Titel: „Informationen“. Zehn Stichpunkte in kleiner Schrift, ganze Sätze, kein roter Faden.
Klare Folie
Titel: „Drei Schritte zur schnelleren Bearbeitung“. Drei kurze Stichpunkte, großzügig gesetzt.
Schritt für Schritt
- Geben Sie den Ausgangstext und das Ziel der Präsentation an.
- Lassen Sie eine Folienstruktur erstellen.
- Bitten Sie um bessere, konkrete Folientitel.
- Ergänzen Sie Sprechernotizen und prüfen Sie die Reihenfolge.
Reflexion
Designvorschläge der KI sind Anregungen, keine Pflicht. Wählen Sie ein ruhiges, einheitliches Layout statt vieler Effekte.
KI trifft Office — Smarter arbeiten
10
Automatisierung
verstehen
Wiederkehrende Schritte laufen von selbst: Ein Auslöser startet eine Aktion. Wir klären, wann sich das lohnt — und wann nicht.
KI trifft Office10 · Automatisierung
Was ist ein Workflow?
Automatisierung bedeutet: Eine immer gleiche Abfolge von Schritten erledigt der Computer selbst. Das Muster dahinter ist fast immer dasselbe.
Auslöser — Bedingung — Aktion
| Teil | Bedeutung | Beispiel |
|---|
| Auslöser | Was startet den Vorgang? | Eine E-Mail mit Anhang trifft ein |
| Bedingung | Wann soll es passieren? | Nur wenn der Absender bekannt ist |
| Aktion | Was wird getan? | Anhang in einen Ordner speichern |
Stellen Sie sich einen Lichtschalter mit Zeitschaltuhr vor: Der Auslöser ist die Uhrzeit, die Bedingung „nur abends“, die Aktion „Licht an“.
Praxis: Beispiele aus dem Büroalltag
- Formularantwort automatisch in eine Tabelle eintragen
- bei neuer Aufgabe eine Erinnerung senden
- Anhänge bestimmter Absender automatisch ablegen
KI trifft Office — Smarter arbeiten
KI trifft Office10 · Automatisierung
Wann lohnt sich Automatisierung?
Sinnvoll, wenn
- der Vorgang oft vorkommt
- die Schritte immer gleich sind
- klare Regeln gelten
Ungeeignet, wenn
- jeder Fall anders ist
- menschliches Urteil nötig ist
- Fehler ernste Folgen hätten
Reflexion: Menschliche Kontrolle einplanen
Auch eine gute Automatisierung braucht einen Kontrollpunkt. Planen Sie ein, dass ein Mensch Ergebnisse stichprobenartig prüft — besonders am Anfang.
KI trifft Office — Smarter arbeiten
11
Power Automate
und Zapier
Zwei verbreitete Werkzeuge, um Programme zu verbinden und Abläufe zu automatisieren — mit ihren Gemeinsamkeiten, Unterschieden und Grenzen.
KI trifft Office11 · Power Automate & Zapier
Zwei Werkzeuge im Vergleich
Beide Dienste verbinden Programme miteinander und führen Workflows aus. Sie unterscheiden sich vor allem darin, in welche Umgebung sie am besten passen.
| Power Automate | Zapier |
|---|
| Stärke | Microsoft-Umfeld (Outlook, Excel, Teams) | sehr viele externe Web-Dienste |
| Einstieg | für Office-Nutzende vertraut | besonders einfacher Aufbau |
| Gemeinsam | Beide arbeiten nach dem Muster Auslöser — Bedingung — Aktion. |
Wichtig: Grenzen und Kosten
Kostenlose Stufen sind begrenzt; viele Schritte oder häufige Ausführungen sind kostenpflichtig. Prüfen Sie vor dem Aufbau, was Ihr Tarif erlaubt.
KI trifft Office — Smarter arbeiten
KI trifft Office11 · Power Automate & Zapier
Ein einfacher Beispielworkflow
Anhang aus E-Mail speichern
- Auslöser: Es trifft eine E-Mail mit Anhang ein.
- Bedingung: Der Betreff enthält das Wort „Rechnung“.
- Aktion: Der Anhang wird in einen festen Ordner gespeichert.
- Kontrolle: Einmal pro Woche prüfen, ob alles korrekt abgelegt wurde.
Wichtige Begriffe
| Begriff | Bedeutung |
|---|
| Trigger | Auslöser, der den Ablauf startet |
| Action | Aktion, die ausgeführt wird |
| Condition | Bedingung, die erfüllt sein muss |
| Connector | Verbindung zu einem Programm |
| Flow | der gesamte Ablauf |
Achtung Datenschutz
Automatisierungsdienste leiten Daten zwischen Programmen weiter. Klären Sie, welche Daten verarbeitet werden und ob das in Ihrem Unternehmen erlaubt ist.
KI trifft Office — Smarter arbeiten
12
Cloud und
Zusammenarbeit
OneDrive, SharePoint und Google Drive richtig einordnen, gemeinsam an Dokumenten arbeiten und Freigaben sicher setzen.
KI trifft Office12 · Cloud & Ablage
Dateien in der Cloud
In der Cloud liegen Dateien nicht nur auf Ihrem Gerät, sondern auf gesicherten Servern. Dadurch sind sie überall erreichbar und gemeinsam nutzbar.
| Dienst | Typischer Einsatz |
|---|
| OneDrive | persönliche Arbeitsdateien |
| SharePoint | gemeinsame Team- und Projektablage |
| Google Drive | Ablage und Zusammenarbeit im Google-Umfeld |
Worauf es ankommt
- Dateien synchronisieren statt mehrfach kopieren
- gemeinsam in einem Dokument arbeiten
- frühere Versionen wiederherstellen
- private und berufliche Konten trennen
Eine klare Ordnerstruktur erspart langes Suchen. Wenige, eindeutige Ordner schlagen viele verschachtelte.
KI trifft Office — Smarter arbeiten
KI trifft Office12 · Cloud & Ablage
Freigaben sicher setzen
Eine Freigabe entscheidet, wer eine Datei sehen oder ändern darf. Zu großzügige Freigaben sind ein häufiges Sicherheitsrisiko.
Wichtig
- Nur freigeben, was wirklich geteilt werden muss.
- Zwischen „Ansehen“ und „Bearbeiten“ bewusst wählen.
- Links nicht öffentlich, sondern für benannte Personen freigeben.
Schritt für Schritt: Versionen verstehen
- Öffnen Sie den Versionsverlauf der Datei.
- Vergleichen Sie ältere mit der aktuellen Fassung.
- Stellen Sie bei Bedarf eine frühere Version wieder her.
Reflexion
Trennen Sie berufliche und private Konten konsequent. So vermeiden Sie, dass Firmendaten versehentlich im privaten Speicher landen.
KI trifft Office — Smarter arbeiten
13
Datenschutz
bei KI
Welche Daten gehören nicht in öffentliche KI-Tools? Eine ruhige, sachliche Entscheidungshilfe für den Alltag.
KI trifft Office13 · Datenschutz
KI sicher nutzen
Datenschutz bei KI ist kein Grund zur Sorge, sondern eine Frage klarer Regeln. Drei Grundsätze decken die meisten Situationen ab.
1 · Keine sensiblen Daten eingeben
Personenbezogene Daten — Namen, Adressen, Geburtsdaten, Gesundheits- oder Vertragsdaten — gehören nicht in öffentliche KI-Tools. Was personenbezogen ist: jede Information, die eine Person erkennbar macht.
2 · Ergebnisse prüfen
KI kann Inhalte erfinden. Prüfen Sie Aussagen, bevor Sie sie weiterverwenden — besonders Zahlen, Zitate und rechtliche Hinweise.
3 · Verantwortung bleibt beim Menschen
Die KI macht einen Vorschlag, die Entscheidung treffen Sie. Wer einen Text versendet, verantwortet seinen Inhalt — unabhängig davon, wer ihn entworfen hat.
KI trifft Office — Smarter arbeiten
KI trifft Office13 · Datenschutz
Öffentliche und interne KI-Systeme
| Öffentliches Tool | Internes/geschütztes System |
|---|
| Datenverbleib | oft beim Anbieter | im Unternehmen geregelt |
| Erlaubte Inhalte | nur Unkritisches | je nach Freigabe auch interne Daten |
| Faustregel | Im Zweifel keine echten Personen- oder Unternehmensdaten eingeben. |
Daten schützen: anonymisieren und pseudonymisieren
- Anonymisieren: alle Bezüge zu Personen entfernen, sodass niemand mehr erkennbar ist.
- Pseudonymisieren: Namen durch Platzhalter ersetzen (z. B. „Kunde A“).
Entscheidungshilfe: Darf das in die KI?
- Sind echte Personen erkennbar? → nicht eingeben oder vorher anonymisieren.
- Sind es interne Zahlen oder Vertragsdaten? → nur in geschützten Systemen.
- Wäre es schlimm, wenn Außenstehende es läsen? → dann nicht in öffentliche Tools.
KI trifft Office — Smarter arbeiten
14
IT-Sicherheit
im Alltag
Sichere Passwörter, Zwei-Faktor-Schutz und ein wacher Blick für Phishing — gerade weil KI Fälschungen leichter macht.
KI trifft Office14 · IT-Sicherheit
Konten und Zugänge schützen
Die meisten Sicherheitsvorfälle beginnen mit einem schwachen Passwort oder einer geschickten Täuschung. Wenige Gewohnheiten senken das Risiko deutlich.
Grundregeln
- lange, einzigartige Passwörter pro Konto
- einen Passwortmanager nutzen
- Zwei-Faktor-Authentifizierung aktivieren
- Zugriffsrechte regelmäßig prüfen
Ein Passwortmanager merkt sich starke Passwörter für Sie. Sie müssen sich nur noch ein einziges sicheres Hauptpasswort merken.
Praxis: Zwei-Faktor-Authentifizierung
Beim Anmelden kommt zusätzlich ein Code aufs Handy. Selbst wer das Passwort kennt, kommt ohne dieses zweite Merkmal nicht hinein.
KI trifft Office — Smarter arbeiten
KI trifft Office14 · IT-Sicherheit
Phishing erkennen
Phishing sind gefälschte Nachrichten, die Sie zu einer unüberlegten Handlung verleiten wollen. KI kann solche Nachrichten heute fehlerfrei und überzeugend formulieren — Rechtschreibfehler sind kein Erkennungsmerkmal mehr.
Warnzeichen
- unerwartete Dringlichkeit oder Drohung
- Aufforderung, Passwörter oder Daten einzugeben
- Absenderadresse weicht leicht ab
- Links, die woanders hinführen als angezeigt
Schritt für Schritt im Verdachtsfall
- Nicht auf Links klicken und nichts herunterladen.
- Absender über einen bekannten Weg gegenprüfen.
- Im Zweifel die IT informieren.
- Verdächtige Nachricht melden, nicht einfach löschen.
Reflexion: Gefälschte Inhalte durch KI
KI kann Texte, Stimmen und Bilder täuschend echt nachbilden. Bei ungewöhnlichen Bitten — etwa einer eiligen Überweisung — lieber persönlich rückfragen.
KI trifft Office — Smarter arbeiten
A
Prompt-Sammlung
& Checklisten
Bewährte Vorlagen zum Kopieren und Anpassen — für Texte, E-Mails, Zusammenfassungen, Daten und die Prüfung von Ergebnissen.
KI trifft OfficeAnhang A · Prompt-Sammlung
Prompt-Sammlung
Text
Formuliere diesen Text freundlicher und kürzer für [Zielgruppe]. Behalte alle Fakten bei: [Text]
E-Mail
Antworte höflich und [Ton] auf diese Nachricht und beantworte alle Fragen: [E-Mail]
Zusammenfassung
Fasse in fünf Stichpunkten zusammen und liste alle Termine und Fristen separat: [Text]
Word
Gliedere diese Notizen mit Überschriften, Einleitung und Fazit für [Zielgruppe]: [Notizen]
Excel
Welche Auswertungen sind für diese Daten sinnvoll und welche Frage beantwortet jede? [Daten]
Prüfung
Prüfe diesen KI-Text kritisch: Welche Aussagen sollte ich vor der Verwendung nachprüfen?
KI trifft Office — Smarter arbeiten
KI trifft OfficeAnhang A · Checklisten
Checklisten im Überblick
KI-Ergebnis prüfen
- Stimmen Zahlen und Namen?
- Nichts erfunden?
- Passt der Ton?
Datenschutz prüfen
- Keine erkennbaren Personen
- Keine internen Zahlen öffentlich
- Bei Bedarf anonymisiert
E-Mail prüfen
- Ton angemessen
- Alle Fragen beantwortet
- Daten korrekt
Tabelle prüfen
- Klare Überschriften
- Eine Info pro Zelle
- Zahlen als Zahl
Folie prüfen
- Ein Gedanke pro Folie
- Klarer Titel
- Wenige Stichpunkte
Workflow prüfen
- Auslöser/Bedingung/Aktion klar
- Daten erlaubt
- Mensch kontrolliert
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KI trifft OfficeAnhang B · Glossar
Glossar
- Künstliche Intelligenz (KI)
- Software, die aus vielen Beispielen Muster gelernt hat und daraus Sprache, Texte oder Auswertungen erzeugt.
- Prompt
- Die Anweisung oder Frage, die Sie der KI eingeben.
- Personenbezogene Daten
- Informationen, die eine Person erkennbar machen, etwa Name, Adresse oder Geburtsdatum.
- Anonymisieren
- Alle Bezüge zu Personen entfernen, sodass niemand mehr erkennbar ist.
- Pseudonymisieren
- Echte Namen durch Platzhalter ersetzen, z. B. „Kunde A“.
- Workflow
- Eine festgelegte Abfolge von Schritten, die automatisch ausgeführt wird.
- Trigger / Auslöser
- Das Ereignis, das einen Workflow startet.
- Phishing
- Gefälschte Nachrichten, die zur Preisgabe von Daten oder zu einer unüberlegten Handlung verleiten.
- Zwei-Faktor-Authentifizierung
- Zusätzliche Sicherheitsstufe beim Anmelden, etwa ein Code aufs Handy.
KI trifft Office — Smarter arbeiten
Sie haben es
in der Hand.
KI ist ein Werkzeug, das Ihnen Routine abnimmt — klug eingesetzt, geprüft und in Ihrer Verantwortung. Beginnen Sie klein, prüfen Sie Ergebnisse und bauen Sie Schritt für Schritt eigene Routinen auf.
KI trifft Office — Smarter arbeiten.
Viktor Lau · 2026
